Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома — это просто.

Система хранения документов дома

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Безимени-12

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Система хранения документов дома

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

  • Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
  • Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
  • Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
  • Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
  • Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Подписаться
Уведомление о
guest

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

23 Комментарий
Самые старые
Новейшие Наибольшее количество голосов
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии
Елена
11 лет назад

Серьезный подход к системе хранения, но зато порядок.

Лана
Лана
11 лет назад

Я думала, что хорошо храню все документы, в двух папках. Надо воспользоваться Вашим советом и завести отдельные папки. Этим летом я сделала генеральную уборку в доме и решилась избавиться отненужных вещей и бумаг и как-то «умудрилась» потерять ПТС и выписку и диплома. Значит не все в порядке.

Фиалка молчаливая
11 лет назад

вы правы, с документами просто засада. Мы однажды, чуть путешествие свое не сорвали только потому,что я была уверенна, где лежит один очень нужный документ. и уже, почти перед вылетом, раз туда — а там пусто!

Варвара
Варвара
11 лет назад

Интересные и дельные советы.Но как быть с особо важными документами?Ведь МЧС всегда советуют все особо важные документы хранить в одном месте и,если в случае чего (не дай бог) схватить их с собой.

Алексей
Алексей
11 лет назад

Спасибо за полезную идею! Иногда на поиск нужного документа уходит два — три дня, но теперь я уверен, все будет под рукой!

Жанна
Жанна
11 лет назад

Замечательные советы! Я все время ищу какие-то документы, хотя стараюсь вроде все в одном месте держать! Но всем им последовать не хватит настойчивости и терпения((((

Наталья
11 лет назад

Документы не прощают неряшливого с собой обращения. С подходом автора согласна — все должно быть на своем месте

Валерий
Валерий
11 лет назад

У меня жена «училка» видимо у нее это профессиональное…все по полочкам, все в отдельных файлах. Но в ее системе хранения, разбирается только он сама :wacko: Я иной раз немогу найти какой-нибудь документ без нее 🙂

Даша
11 лет назад

У меня дома творился кавардак с документами: кредитные договора валялись на разных полках и тумбочках, свидетельства на собственность, ИНН — тоже черти, пока сама все не рассортировала по папочкам порядка не было!

Елена
Елена
11 лет назад

О, у нас одна папка, где в файлах сам черт ногу сломит — и уже не вмещает все бумажки. В итоге лежат везде — на компе, у зеркала, на подоконнике. А все потому, что никак не доделаем ремонт и не сделаем шкаф. Надеюсь, до конца года получится, а то кошка и ребенок — угроза бумажкам.

olgavoz
olgavoz
11 лет назад

Я не люблю разбираться с документами но какой-то порядок там всё-таки необходим. И обязательно надо копировать чеки, которые термопечатью сделаны. Они не просто блёкнут, надписи пропадают подчистую, особенно на свету.

Алексей
11 лет назад

Да согласен в документах всегда должен быть порядок. Я все документы держу в одной папке с разными файликами. :good: С меня твит!

Татьяна
Татьяна
11 лет назад

Документы именно таки нужно хранить я думаю обязательно сделаю по вашему совету. Такой маленький сеев очень мне понравился.

Вера
11 лет назад

у меня почти так и хранится. Но это не помогает. Когда кто-то из семьи берет документик, а потом на место не возвращает, а я о том не знала или забыла, то начинается аврал.
Я иду в нужное место, беру нужную папочку, а там нет нужного документика.
Обычно это документы, которые нужны мужчинам: для ГАИ, для Охотничьевого хозяйства.

Дмитрий
Дмитрий
11 лет назад

Идеальное решение для хранения и сохранения документов — несгораемые папки. Они сделаны из чистого кремнеземного материала и выдерживают температуру до 1200 градусов Цельсия в течение длительного времени без разрушения. Даже в случае пожара за документы и ценные вещи можно будет не беспокоиться.

Марина
Марина
10 лет назад

Подскажите, а где можно приобрести такой мини сейф, как у вас на фото представлен? Спасибо.

НатальяЯ
НатальяЯ
7 лет назад

Очень удобно хранить копии всех документов в мобильном телефоне, с помощью мобильного приложения «Домашний архив». Я даже папку создала, куда кидаю все оплаты по коммуналке.
home-archive.com

Лариса Синицкая
Лариса Синицкая
5 лет назад

Классные советы., особенно для меня. Я-юрист и документы каждого клиента хранила в отдельных папках, а при затянувшихся судебных делах- в разноцветных пакетах. А по Вашей системе систематизации много чего можно изменить в лучшую сторону.

Подпишись