Поиск по сайту

Система хранения документов дома

hranenie dokumentovНет документа, нет и человека.

М. А. Булгаков

 

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ?

Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка».

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Безимени-12

«Здоровье» или «Медицина».

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

«Коммунальные платежи».

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

«Банк».

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

hranenie dokumentov

«Работа».

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

«Авто» или «Транспорт» (если имеются).

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

«Недвижимость».

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

«Техника».

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

«Личные документы».

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов.

hranenie dokumentov2

Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.

Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.

Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе.

Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.

Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.

Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

22 комментария: Система хранения документов дома

  • Лана говорит:

    Я думала, что хорошо храню все документы, в двух папках. Надо воспользоваться Вашим советом и завести отдельные папки. Этим летом я сделала генеральную уборку в доме и решилась избавиться отненужных вещей и бумаг и как-то «умудрилась» потерять ПТС и выписку и диплома. Значит не все в порядке.

    [Ответить]

  • вы правы, с документами просто засада. Мы однажды, чуть путешествие свое не сорвали только потому,что я была уверенна, где лежит один очень нужный документ. и уже, почти перед вылетом, раз туда — а там пусто!

    [Ответить]

  • Варвара говорит:

    Интересные и дельные советы.Но как быть с особо важными документами?Ведь МЧС всегда советуют все особо важные документы хранить в одном месте и,если в случае чего (не дай бог) схватить их с собой.

    [Ответить]

    Галина Иванкевич :

    Если нет возможности приобрести такой удобный минисейф, как описан в статье, то можно особо важные документы сложить в портфельчик, который держать в доступном месте (чтобы не забыть при ЧП взять с собой). Правда, думаю, что от пожара, наводнения такой портфельчик документы не спасет. 🙁

    [Ответить]

  • Алексей говорит:

    Спасибо за полезную идею! Иногда на поиск нужного документа уходит два — три дня, но теперь я уверен, все будет под рукой!

    [Ответить]

  • Жанна говорит:

    Замечательные советы! Я все время ищу какие-то документы, хотя стараюсь вроде все в одном месте держать! Но всем им последовать не хватит настойчивости и терпения((((

    [Ответить]

  • Наталья говорит:

    Документы не прощают неряшливого с собой обращения. С подходом автора согласна — все должно быть на своем месте

    [Ответить]

  • Валерий говорит:

    У меня жена «училка» видимо у нее это профессиональное…все по полочкам, все в отдельных файлах. Но в ее системе хранения, разбирается только он сама :wacko: Я иной раз немогу найти какой-нибудь документ без нее 🙂

    [Ответить]

  • Даша говорит:

    У меня дома творился кавардак с документами: кредитные договора валялись на разных полках и тумбочках, свидетельства на собственность, ИНН — тоже черти, пока сама все не рассортировала по папочкам порядка не было!

    [Ответить]

  • Елена говорит:

    О, у нас одна папка, где в файлах сам черт ногу сломит — и уже не вмещает все бумажки. В итоге лежат везде — на компе, у зеркала, на подоконнике. А все потому, что никак не доделаем ремонт и не сделаем шкаф. Надеюсь, до конца года получится, а то кошка и ребенок — угроза бумажкам.

    [Ответить]

  • olgavoz говорит:

    Я не люблю разбираться с документами но какой-то порядок там всё-таки необходим. И обязательно надо копировать чеки, которые термопечатью сделаны. Они не просто блёкнут, надписи пропадают подчистую, особенно на свету.

    [Ответить]

  • Алексей говорит:

    Да согласен в документах всегда должен быть порядок. Я все документы держу в одной папке с разными файликами. :good: С меня твит!

    [Ответить]

  • Татьяна говорит:

    Документы именно таки нужно хранить я думаю обязательно сделаю по вашему совету. Такой маленький сеев очень мне понравился.

    [Ответить]

  • Вера говорит:

    у меня почти так и хранится. Но это не помогает. Когда кто-то из семьи берет документик, а потом на место не возвращает, а я о том не знала или забыла, то начинается аврал.
    Я иду в нужное место, беру нужную папочку, а там нет нужного документика.
    Обычно это документы, которые нужны мужчинам: для ГАИ, для Охотничьевого хозяйства.

    [Ответить]

    Галина Иванкевич :

    Наверно, необходимо вводить штрафные санкции за невозвращение документов на место ))))

    [Ответить]

  • Дмитрий говорит:

    Идеальное решение для хранения и сохранения документов — несгораемые папки. Они сделаны из чистого кремнеземного материала и выдерживают температуру до 1200 градусов Цельсия в течение длительного времени без разрушения. Даже в случае пожара за документы и ценные вещи можно будет не беспокоиться.

    [Ответить]

    Галина Иванкевич :

    Спасибо за подсказку

    [Ответить]

  • Марина говорит:

    Подскажите, а где можно приобрести такой мини сейф, как у вас на фото представлен? Спасибо.

    [Ответить]

    Галина Иванкевич :

    Марина, проще всего, если Вы поищите в Яндексе или Гугле, указывая свое место проживания. Чтобы поиск выдал Вам магазины, расположенные поблизости от Вас.

    [Ответить]

  • НатальяЯ говорит:

    Очень удобно хранить копии всех документов в мобильном телефоне, с помощью мобильного приложения «Домашний архив». Я даже папку создала, куда кидаю все оплаты по коммуналке.
    home-archive.com

    [Ответить]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подпишись на новости

Получайте новые
статьи блога прямо себе на почту. Введите email:

Подпишись
Мы ВКонтакте